Работа с самозанятыми: за что договор переквалифицируют в трудовой

Короткий ответ: сам по себе договор с самозанятым законен и рисков не несёт. Опасно другое — когда под видом самозанятого работает фактический сотрудник: ходит по графику, сидит на рабочем месте, подчиняется руководителю и получает одинаковую сумму дважды в месяц. Такие отношения признают трудовыми, а компании доначислят НДФЛ, страховые взносы, пени и штраф.

Что изменилось в 2026 году

ФНС передаёт Роструду сведения о компаниях, которые работают с самозанятыми, и по ним инспекция отбирает работодателей для проверки. С 10 января 2026 года действует формальный индикатор риска для внеплановой проверки Роструда (п. 8 перечня к приказу Минтруда от 30.11.2021 № 838н): компания работает более чем с 35 самозанятыми, каждый получает от неё в среднем более 35 000 ₽ в месяц, отношения длятся дольше трёх месяцев, а доля дохода от этого заказчика составляет не менее 75 %. Перечень индикаторов утверждён до 31 декабря 2026 года.

Это не значит, что 34 исполнителя безопасны, а 36 — нарушение. Цифры лишь определяют, к кому проверка придёт в первую очередь. Основание для доначислений — не количество, а суть отношений.

Признаки, по которым отношения признают трудовыми

Смотрят не на название договора, а на фактические обстоятельства. Сигналы, которые встречаются в решениях чаще всего:

• на исполнителя распространяются правила внутреннего трудового распорядка;
• он получает фиксированную сумму регулярно, обычно дважды в месяц в одни и те же даты;
• в договоре указана трудовая функция («ведение бухгалтерского учёта»), а не конкретный результат («подготовка и сдача отчётности за 2 квартал»);
• он систематически выполняет одну и ту же работу, а договор перезаключается из месяца в месяц;
• у него есть оборудованное рабочее место в офисе заказчика;
• сроки выполнения работ не установлены — договор бессрочный;
• в документах есть указания на подчинённость штатным сотрудникам;
• заказчик — единственный источник дохода исполнителя, и так продолжается больше года;
• исполнитель зарегистрировался как самозанятый в день заключения договора или незадолго до него;
• бывший сотрудник уволился и продолжил ту же работу самозанятым (доход от бывшего работодателя два года после увольнения не облагается НПД).

Ни один признак сам по себе не приговор — оценивают совокупность.

Самопроверка: 10 вопросов к вашему договору

Ответьте честно по каждому исполнителю. Каждое «да» — признак, который проверяющий запишет в пользу трудовых отношений; чем их больше, тем меньше шансов отстоять договор.

1. В договоре названа должность или функция («бухгалтер», «менеджер по продажам»), а не конкретная работа?
2. Исполнитель работает по вашему графику или отмечается о приходе и уходе?
3. У него есть постоянное рабочее место, пропуск, корпоративная почта как у штата?
4. Задания ему даёт руководитель подразделения, и он перед ним отчитывается?
5. Платите одну и ту же сумму каждый месяц, в дни выплаты зарплаты?
6. Договор бессрочный или перезаключается каждый месяц на ту же работу?
7. Акты повторяют друг друга слово в слово — «услуги за месяц» без описания результата?
8. Вы — его единственный или почти единственный заказчик дольше года?
9. Он зарегистрировался как самозанятый перед самым заключением договора с вами?
10. Меньше двух лет назад он был вашим сотрудником?

На последний вопрос «да» означает проблему сразу: доход от бывшего работодателя в течение двух лет не подпадает под НПД, и с выплат нужно удерживать НДФЛ и начислять взносы в обычном порядке.

Как писать договор: опасно и безопасно

Формулировки сами по себе не спасут, если на деле человек работает как сотрудник: проверяющие смотрят на переписку, пропуска, табели и показания. Но договор, написанный через результат, — первое, что вы покажете в споре.

Как проверить статус самозанятого перед оплатой

1. Откройте сервис ФНС «Проверка статуса налогоплательщика НПД» (ссылка — в источниках ниже).
2. Введите ИНН исполнителя и дату, на которую проверяете, — день выплаты.
3. Сохраните результат: снимок экрана или выгрузку с датой. Это ваше доказательство, что на момент оплаты статус был.
4. После оплаты получите от исполнителя чек из «Моего налога» и проверьте в нём ИНН вашей организации — без него расход не примут.

Проверять нужно перед каждой выплатой, а не один раз при заключении договора: статус можно потерять в любой момент, в том числе при превышении лимита 2,4 млн ₽ за год.

В Госдуму внесены законопроекты о повышении лимита — до 3,4 млн ₽ (№ 1244122-8) и до 4,3 млн ₽ с 2027 года (№ 1324485-8). Ни один из них пока не принят, так что считайте от действующих 2,4 млн ₽ (п. 8 ч. 2 ст. 4 Федерального закона № 422-ФЗ).

Во что обходится переквалификация

Считают так, будто человек всё это время был в штате:

• НДФЛ по ставке 13 % и выше — с доначислением за весь период;
• страховые взносы 30 % в пределах предельной базы;
• пени за каждый день просрочки;
• штраф 20 % от недоплаты: по НДФЛ — по статье 123 НК РФ как налоговому агенту, по взносам — по статье 122 НК РФ (при умысле — 40 %);
• административный штраф по части 4 статьи 5.27 КоАП: для организаций 50 000–100 000 ₽;
• плюс восстановление трудовых прав работника — отпускные, больничные, компенсации.

Простой расчёт: исполнитель получал 80 000 ₽ в месяц два года. При переквалификации база — 1 920 000 ₽. Взносы 30 % — это 576 000 ₽, НДФЛ 13 % — ещё 249 600 ₽ (его удерживают из дохода, но при доначислении спорят и о нём), плюс пени и штраф. Экономия на одном человеке оборачивается суммой, сопоставимой с годовой зарплатой.

Как снизить риск

1. Платите за результат, а не за время. В договоре — конкретный объём работ и срок сдачи, в акте — что именно сделано. Формулировки вида «оказание бухгалтерских услуг ежемесячно» — прямой путь к спору.
2. Не привязывайтесь к датам зарплаты. Оплата в дни выплаты зарплаты штату — заметный маркер.
3. Суммы должны различаться. Одинаковая сумма месяц за месяцем читается как оклад.
4. Никакого графика и подчинения. Не включайте в договор режим работы, обеденный перерыв, отпуск, подчинённость, дисциплинарную ответственность.
5. Проверяйте статус перед каждой выплатой. Самозанятый мог сняться с учёта или превысить лимит 2,4 млн ₽ — тогда обязанность удержать НДФЛ и начислить взносы ложится на вас.
6. Собирайте чеки. Чек из «Моего налога» — обязательное подтверждение расходов; без него затраты не примут.
7. Не переводите сотрудников. Выплаты бывшему работнику в течение двух лет после увольнения не облагаются НПД — с них удерживают НДФЛ и начисляют взносы как по обычному договору подряда.

Когда самозанятый — правильное решение

Модель законна и удобна, когда работа действительно проектная: разовая настройка учёта, дизайн сайта, серия статей, ремонт помещения, консультации по конкретному вопросу. Признак здоровых отношений простой — исполнитель сам решает, когда и как выполнять работу, работает на нескольких заказчиков и отвечает за результат, а не за отработанные часы.

Если же вам нужен человек, который каждый день с девяти до шести делает одно и то же под вашим руководством, — это сотрудник. Дешевле оформить его в штат, чем объясняться на проверке.