Авансовый отчёт в 1С 8.3: проводки, НДС по чекам и зависший подотчёт

Короткий ответ: Покупки → Авансовые отчёты. Документ закрывает выданный подотчёт: на вкладках указываются полученные авансы и потраченное — товары, оплата поставщику, прочее.

Цепочка проводок

Смысл счёта 71 — временный: деньги ушли человеку, но расходом ещё не стали. Расход появляется в момент утверждения авансового отчёта, а не в момент выдачи денег.

НДС по чекам: главная ошибка

Из кассового чека нельзя выделять НДС расчётным путём и принимать его к вычету. Вычет возможен только при наличии счёта-фактуры; исключения перечислены в Налоговом кодексе и касаются в основном командировочных расходов — проезда и найма жилья, где основанием служит бланк строгой отчётности с выделенной суммой налога.

Практическое правило для подотчётника: покупаешь для организации — проси счёт-фактуру и оформляй покупку на организацию, а не на себя. Если счёта-фактуры нет, вся сумма чека включается в стоимость приобретённого, и НДС отдельно не выделяется. Попытка «вытащить» налог из чека — прямой отказ в вычете при первой же проверке.

Зависший подотчёт

Второй дорогой сюжет: работник получил деньги и не отчитался, а сумма месяцами висит на счёте 71. Чем это грозит:

• инспекция может расценить сумму как доход работника — с доначислением НДФЛ и страховых взносов;
• при выдаче новых сумм тому же работнику претензии становятся весомее: систематическая невозвратная выдача выглядит как скрытая зарплата.

Как закрыть вопрос: установить приказом срок сдачи отчёта, следить за карточкой счёта 71 в разрезе сотрудников и не оставлять остатки на конец года. Выдавать новые суммы при непогашенной задолженности сейчас можно — прямого запрета нет, — но «висяки» лучше закрывать до выдачи.

Подотчёт на карту

Перечисление на личную карту работника допустимо, если такой порядок закреплён внутренним документом — положением о расчётах с подотчётными лицами или приказом. В назначении платежа стоит прямо указать, что это подотчётные средства: иначе перевод выглядит как выплата в пользу физлица и вызывает вопросы и у банка, и у инспекции.

Как проверить себя

• Карточка счёта 71 по каждому сотруднику — на конец месяца остатков быть не должно, кроме сумм, по которым срок отчёта ещё не наступил.
• Дата утверждения отчёта — расход признаётся именно этой датой; отчёт, датированный задним числом, ломает период признания.
• Счёт 19 после авансовых отчётов — остаток означает, что НДС выделили без счёта-фактуры и он повис.
• Комплектность документов — к отчёту приложены и кассовый чек, и товарный документ; чека об оплате недостаточно, если из него не видно, что именно куплено.